U bent hier: Home / Toolbox / Doen / Juridische informatie en procederen / Handboek behoud het landschap / Hoofdstuk 6 Pers en Publiciteit

Hoofdstuk 6 Pers en Publiciteit

In dit hoofdstuk wordt onthuld hoe je gebruik kunt maken van de pers en van publiciteit.

Inleiding
Communicatiemiddelen
Andere sociale media
Pers
Advertenties

H6actiekoeien.jpg
Actiekoeien bij de start van de handtekeningencampagne voor behoud van het Groene Hart, Kockengen mei 2006. Foto: Michiel Wijnbergh

Inleiding

Een groep of organisatie onderhoudt allerlei relaties met diverse partijen. Communicatie is eigenlijk niets anders dan het bevorderen van een goede verstandhouding en wederzijds begrip tussen een organisatie, de omgeving en de diverse doelgroepen. Communicatie is een middel om je eigen doelstellingen en beleid te verduidelijken, de dialoog met je omgeving te bevorderen, de naamsbekendheid te vergroten en het imago te verbeteren, nieuwe mensen te werven, je ideeën te verspreiden, de politiek te beïnvloeden, gratis publiciteit te generen en het grote publiek te informeren.

Communicatiemiddelen

Om dat te bereiken kun je een huisstijl ontwerpen, met briefpapier, logo, krantje. Daarmee laat je zien wie of wat je bent. Of eigenlijk: wat je wilt zijn. Logo, lettertype, typografisch stramien en de sfeer (kringlooppapier of dik glanzend papier, drukwerk of fotokopieën, strakke of chaotische vormgeving) bepalen in belangrijke mate hoe je overkomt. Denk hier dus goed over na.

Lokale Milieudefensieafdelingen hebben het gemakkelijk: zij kunnen gebruik maken van de huisstijl van Milieudefensie. Het huisstijlhandboek met de belangrijkste regels over bijvoorbeeld het gebruik van logo en kleuren vind je op de website van Milieudefensie: www.milieudefensie.nl/huisstijl

Communiceren doe je met verschillende middelen. Welk je gebruikt of het meest geschikt is, hangt af van de doelgroep die je wilt bereiken.


Nieuwsbrief

Een nieuwsbrief is een uitstekende manier om leden en/of geïnteresseerden op de hoogte te stellen van je activiteiten. Bedenk daarbij voor wie je hem maakt en waarom. Denk na over vragen als vorm, lettertype en formaat, wie hem gaat maken, de vormgeving en wie dat moet doen, of en hoe je hem drukt en wie hem verspreidt. Omdat vrijwel iedereen tegenwoordig een e-mailadres heeft, kun je de nieuwsbrief digitaal verspreiden. Dat is eenvoudig en spotgoedkoop.

Enkele tips voor een digitale nieuwsbrief:

  • Overvoer mensen niet met e-mailberichten. Verzend alleen een nieuwsbrief als je iets te melden hebt. Spaar eventueel mededelingen en informatie op, zodat je die in één keer kunt versturen. Streef naar een zekere frequentie.
  • Houd e-mails kort. Voor langere stukken kun je eventueel een link maken naar je website.
  • Stuur geen bijlagen mee.
  • Maak een pakkende kopzin, een centrale boodschap, schrijf kort en duidelijk (snel leesbaar), bedenk een duidelijke structuur (lead, aanhef, kernboodschap, afsluiting), zorg voor ondertekening – zie ook bij ‘persbericht’.
  • Zorg dat mensen zich eenvoudig kunnen aan- en afmelden.
  • Houd de opmaak simpel. Liever geen toeters en bellen, foto’s en illustraties. Mensen met een oudere computer of trage internetverbinding moeten het bericht ook goed kunnen ontvangen. Een vormgegeven nieuwsbrief kun je als pdf-bestand verzenden.


Versturen:
Zorg dat één of twee mensen het e-mailbestand beheren. Er zijn twee manieren om digitale nieuwsbrieven te versturen: via een speciaal mailprogramma of via een e-mailbestand. Een speciaal programma voor het verzenden van nieuwsbrieven is onder meer het open source programma Mailman: www.gnu.org/software/mailman.
Als je de nieuwsbrief via een e-mailbestand verstuurt, doe dat dan via een gesloten lijst of BCC (Blind Carbon Copy), zodat niet alle ontvangers kunnen zien wie de nieuwsbrief ontvangt. De meeste mensen vinden dat namelijk niet prettig.



Folder of flyer

Een folder of flyer is een geschikte manier om de campagne of een activiteit van je groep of organisatie onder de aandacht te brengen van een breder publiek.

Enkele aandachtspunten bij het maken:

  1. Doel en doelgroep
    Stel van tevoren het doel en de doelgroep van de folder of flyer vast. Deze keuze heeft niet alleen consequenties voor de omvang, maar ook voor de inhoud, toon en de stijl.
  2. Inhoud
    In een folder of flyer staat in elk geval:
    - een beschrijving van het bedreigde gebied, de specifieke kwaliteiten en de redenen waarom het behouden moet blijven.
    - de bedreiging: bedrijventerrein, woonwijk, autoweg, anders.
    - wat doet jouw organisatie tegen de bedreiging.
    - wat is je alternatief
    - handelingsperspectief: hoe kunnen mensen meedoen of jullie steunen.
    - korte introductie van de organisatie.
    - overzicht activiteiten.
    - bereikbaarheidsgegevens: contactpersonen, postadres, bezoekadres, telefoonnummers, emailadressen, webadres, etc.
  3. Maak het herkenbaar
    Zorg ervoor dat de folder of flyer in vorm en tekst aansluit bij andere uitingen van je organisatie. Hanteer de huisstijl.
  4. Hou het kort
    Folderteksten zijn te vergelijken met webteksten (zie verderop): ze richten zich op de snelle, bladerende lezer. Hou tekst, alinea’s en zinnen zo kort mogelijk.
  5. Gebruik kaders, quotes, illustraties
    Probeer elk stukje tekst te verlevendigen. Hak alinea’s in stukken, gebruik meer witregels dan je in gewone teksten zou doen, kies pakkende titels en tussenkopjes.
    Wissel korte afgeronde blokjes tekst af met quotes (vet gezette citaten of kernwoorden uit de tekst). Gebruik kaders om informatie er uit te lichten.
  6. Zet mensen centraal
    Mensen lezen graag over mensen. Abstracte activiteiten worden herkenbaar en voorstelbaar als je mensen opvoert. Je maakt cijfers (bijvoorbeeld over verkeersdrukte als gevolg van een nieuw bedrijventerrein) veel concreter als je laat zien wat ze betekenen voor de bewoners van een nabijgelegen wijk: welke effecten ondervinden zij in hun dagelijks leven? Je kunt ook ‘echte mensen’ opvoeren door betrokkenen (met naam en toenaam) te citeren en af te beelden.
  7. Gebruik beeldmateriaal
    Wees niet zuinig met beeldmateriaal! Een goede foto zegt vaak meer dan een pagina tekst. Ook tekeningen, kaartje en grafieken kunnen snel iets duidelijk maken. Bovendien maakt beeldmateriaal de folder een stuk levendiger.

Website

Een eigen website is onontbeerlijk. Hij is nuttig voor je leden, het bredere publiek en de pers. Bedenk wel dat mensen niet vanzelf op je website terechtkomen. Daarom is het belangrijk een combinatie van digitale en ‘traditionele media’ te gebruiken. Verwijs bij al je communicatie naar de website voor meer informatie – en zorg dat die er dan ook op staat.

Bezoekers van de website moeten de informatie waarnaar zij op zoek zijn snel kunnen vinden. Dat stelt eisen aan de teksten, maar ook aan de website als geheel.
Vergeet niet te vermelden hoe en bij wie men contact met de groep kan opnemen. Als groep kun je eventueel een eigen e-mailadres openen, zoals info@naamgroep.nl. Vermeld ook organisaties waar je mee samenwerkt, zoals Milieudefensie en eventueel de provinciale milieufederatie of andere lokale groepen en organisaties.

Enkele tips:

  • Zorg voor een overzichtelijke startpagina met duidelijke knoppen die bezoekers naar het informatieaanbod leiden.
  • Zet het informatieaanbod in een bezoekersvriendelijke (boom)structuur. Dat wil zeggen: de belangrijkste informatie bied je op het eerste niveau (pagina) aan, gedetailleerde informatie zoals achtergrondinformatie en rapporten op de daaropvolgende niveaus of als pdf-bestand.
  • Zorg ervoor dat elke webpagina zoveel mogelijk op zichzelf staan. Dat wil zeggen dat deze afzonderlijk te lezen en te begrijpen is. Elke pagina heeft een eigen kernmededeling (bijvoorbeeld: Agenda). Elke pagina maakt duidelijk op welke site de bezoeker zich bevindt en heeft een link naar de homepage (voorpagina).
  • Schrijf boven elke pagina een korte inleidende alinea, gebruik koppen en subkoppen die de lezer door de tekst leiden. Formuleer de kop of titel zo informatief mogelijk. De lezer kan er onmiddellijk uit afleiden wat de inhoud is: niet Aanvraag, maar Aanvraag actiepakket.
  • Zorg dat hyperlinks informatief zijn. Een lezer moet uit de naam van de hyperlink direct kunnen opmaken of hij die aan wil klikken. (Voorbeeld: Meer informatie over deze campagne vindt u hier)
  • Gebruik afbeeldingen – mensen lezen niet snel teksten op een website maar blijven wel hangen bij mooie beelden. Zo zal een plaatje van het landschap dat verloren gaat door de bouwplannen en een kaartje van de locatie mensen verleiden te blijven hangen. Daarna gaan ze misschien ook de teksten lezen.
  • Maak korte teksten (op de eerste 2 niveaus) omdat de meeste mensen geen lange teksten vanaf hun scherm lezen.

Enkele aandachtpunten voor een webtekst

  • Een webtekst is vaak half zo kort als een vergelijkbare tekst op papier.
  • Kom snel ter zake: direct in de eerste alinea krijgt de lezer een introductie van de hoofdvraag, de conclusie of samenvatting van de tekst. Hierdoor kan de lezer direct beoordelen wat het belang van de tekst is en of hij ook de rest van de tekst moet lezen.
  • Schrijf korte alinea’s. Maximaal 6 tot 8 schermregels. Zet de kern van de alinea in de eerste zin. Geef elke alinea een kort tussenkopje.
  • Spreek de lezer aan. Zorg voor een ‘dialoog’ (Lees nu alles over….) en stel vragen (Meer weten over…?).
  • Vermijd de lijdende vorm zoveel mogelijk. Niet: De brochure met nadere informatie kan worden aangevraagd via een elektronisch formulier. Maar: Meer weten? Vraag hier de brochure aan.


Ten slotte: houd de website actueel. Bezoekers krijgen een slechte indruk van een organisatie als de website niet goed wordt bijgehouden.

Kijk bijvoorbeeld eens op de website van een lokale groep waar Milieudefensie mee samenwerkt: www.berkhoutisboos.nl.

Andere sociale media

Je kunt ook andere sociale media gebruiken om je boodschap rond te sturen of om je achterban uit te breiden. Denk hierbij aan facebook en Twitter. Tips hierover vind je op:

 

Pers

H6 3pers.jpg

Campagneleider Willem Verhaak staat de pers te woord

De pers speelt een belangrijke rol in de informatieverstrekking én beeldvorming van je organisatie. Investeer daarom in goede relaties met de pers. Voor goede publiciteit is een open houding naar de journalistiek en actief woordvoerderschap noodzakelijk.

Concreet:

  • Stel vast wie verantwoordelijk is voor perscontacten – liefst één persoon.
  • Gebruik een speciaal perstelefoonnummer en maak dit aan de pers bekend.
  • Stel een persagenda op in verband met belangrijke gebeurtenissen: wanneer moet welk persbericht de deur uit. Let op deadlines. Zet in de agenda ook externe gebeurtenissen, zoals belangrijke voetbalwedstrijden: op zulke dagen kun je beter geen publieksactiviteiten plannen.
  • Stel een lijst samen van belangrijke media. Zet op die lijst alle adresgegevens, faxnummers en e-mailadressen. Vermeld de contactpersoon (vast contact met een journalist is aan te bevelen) en de deadlines.
  • Houd een knipselkrant bij van alles wat verschijnt over je groep of organisatie.


Nieuws

Journalisten zijn op zoek naar nieuws. Het is niet altijd duidelijk wat nieuws is. In het algemeen geldt dat nieuws een afwijking is op het gangbare. Een aantal factoren is van belang:

  • Nabijheid: denk aan je eigen leven: als je vader in het ziekenhuis belandt, ben je meer betrokken dan wanneer dat gebeurt met een buurtbewoner.
  • Tijdspanne: de tijd tot een gebeurtenis moet kort zijn (maximaal een week, liefst binnen een of twee dagen) om de kranten te halen. Logisch, er kan zo weer iets belangrijks gebeuren. Een week is dan al lang geleden.
  • Schaal en omvang: heeft de gebeurtenis impact op veel mensen, of zijn er veel mensen bij betrokken.
  • Duidelijk en ongecompliceerd: hapklare brokken, niet te genuanceerd.
  • Onverwacht en verrassend: zie ongewone en ludieke acties van Milieudefensie.
  • Negatief nieuws: is nieuwswaardiger dan een positief verhaal. Slecht nieuws = goed nieuws!
  • Agendavolgend: het scheelt als je aansluit bij een bestaande discussie. Iets nieuws op de kaart zetten is vaak lastiger.
  • ‘Umfeld’: is er ander groot nieuws? Pech, dan wordt minder nieuws weggedrukt.


Tot slot: journalisten berichten liever over personen en groepen dan over bijvoorbeeld abstracte politieke problemen. 'Human interest'-verhalen worden steeds populairder bij journalisten en lezers.
Uiteraard kun je nieuws gedeeltelijk zelf maken. Een actie of protestbijeenkomst trekt vaak de aandacht en geeft je de gelegenheid je boodschap uit te dragen. Wees actief in het benaderen van de media, wacht niet tot je gevraagd wordt.

Persbericht

Verstuur alleen een persbericht als je iets nieuws te vertellen hebt. Een goed persbericht voldoet aan een aantal regels. Als je je daaraan houdt, is de kans groot dat de redactie er een bericht aan wijdt of het letterlijk overneemt.

Gouden regels:

  • Een persbericht is nooit langer dan één kantje A4 (maximaal 400 woorden). Voor achtergrondinformatie kun je een bijlage toevoegen. Maak deze bij voorkeur ook niet langer dan 1 kantje A4.
  • Nooit ontbreken mag:
    - aanduiding afzender
    - aanduiding PERSBERICHT
    - plaats en datum van verzending
    - naam en telefoonnummer(s) van de contactpersoon (voor nadere informatie)

Opbouw persbericht:

  1. Kop (eventueel chapeau): geeft het nieuwsfeit.
    Houd het kort
    Gebruik geen vraagvorm
    Gebruik geen ontkenning
    Eventueel een chapeau als je extra informatie kwijt wilt:
    Kop: 'Actiekoeien' voor behoud Groene Hart
    Chapeau: Acteur Bram van der Vlugt doet aftrap handtekeningenactie
  2. Lead: parafraseert het nieuwsfeit.
    Niet meer dan vier zinnen. Hierin geef je de belangrijkste nieuwsfeiten weer aan de hand van de 5 W’s:
    - Wie: Milieudefensie en Bram van de Vlugt
    - Wat: Start handtekeningencampagne
    - Waar: Kockengen
    - Wanneer: 2 mei 2006
    - Waarom: Open ruimte Groene Hart beschermen
  3. Tussenstuk (bodytekst): breid het nieuws uit met relevante informatie. Dit is in feite een verdere toelichting op de 5 W's.
    - Geef een paar te behappen tekstblokken.
    - Citaten van woordvoerders kunnen de boel verlevendigen. Maar gebruik ze ook alleen daarvoor, niet om droge informatie door te geven.
    - Tussenkoppen gebruik je alleen bij veel tekst. Houd ze kort.
  4. Slot: plaatst het nieuws in een breder streven van je organisatie.
    - Nooit meer dan één alinea.
    - Noem eventueel eerdere acties die verband houden met het nieuwsfeit.
  5. Ten slotte
    - Schrijf correct Nederlands.
    - Let er op dat gegevens als datum, tijd en plaats (eventueel routebeschrijving) niet ontbreken.
    - Zorg dat de afzender duidelijk is.
    - Schrijf onderaan het persbericht wie beschikbaar is voor nadere informatie.

Eventueel kun je foto- en illustratiemateriaal meesturen, ook digitaal. Maak een digitaal bestand niet te groot. Je kunt foto- en illustratiemateriaal ook digitaal beschikbaar maken op je eigen website. Vermeld dit dan in het persbericht.

Verzenden persberichten

Persberichten stuur je meestal naar het lokale dagblad en eventueel radio en tv. Maar vergeet vooral niet de lokale weekbladen. Ze worden huis-aan-huis verspreid en veel gelezen. Vaak zijn ze bereid een persbericht (mits goed opgesteld) of kant-en-klaarartikel integraal over te nemen. Het is dikwijls eenvoudig een persbericht om te smeden tot zo’n artikel.

De persberichten kunnen per post, fax of e-mail worden verstuurd. E-mail is het eenvoudigst en door alle redacties geaccepteerd. Toch is het aan te raden de belangrijkste kranten te blijven voorzien van gefaxte versies van je bericht. Dat komt sneller aan bij de redactie.

Nabellen of e-mail en/of fax is aangekomen wordt meestal niet gewaardeerd. Wel kun je redacties bellen met extra informatie die niet in het persbericht staat.

Ten slotte: Houd rekening met de deadlines van de media waaraan je het persbericht verstuurt. Het is handig om de deadlines op te vragen, zodat je ruim van tevoren aankondigingen kunt sturen.

Opiniestuk

Hoewel steeds minder kranten een opiniepagina hebben, blijft een opiniestuk een geschikt middel om je standpunt bekend te maken.

De aanleiding kan zijn:

  • Een artikel, column of opiniestuk in een bepaalde krant of tijdschrift.
  • Een actueel maatschappelijk debat.
  • Bepaalde besluitvorming.
  • Maatschappelijk debat.
  • De aandacht vestigen op een eigen rapport dat onlangs is verschenen.

Schrijf nooit een opiniestuk als je niets nieuws te melden hebt of bij gebrek aan beter. Bijvoorbeeld omdat het niet gelukt is actie te voeren.

Enkele richtlijnen:

  • Neem voor je gaat schrijven contact op met de redactie en schets de strekking van je opiniestuk. Dat voorkomt teleurstelling en dwingt je bovendien al goed over de inhoud na te denken.
  • Zorg dat je op de hoogte bent van het debat en de artikelen die eerder over het onderwerp verschenen zijn.
  • Kom met een nieuw of verrassend standpunt.
  • Zorg voor een sterke inhoud; morele verontwaardiging is niet genoeg. Kom met nieuwe feiten, scherpe analyse en nieuwe en goed onderbouwde argumenten.
  • Schrijf begrijpelijk (geen jargon). Liefst ook prikkelend en uitdagend.
  • Beperk je zoveel mogelijk tot één onderwerp.
  • Maak het niet te lang: de meeste kranten hanteren 800 woorden als maximum.

Bouw je artikel als volgt op:

  • Kom met een pakkende titel en eerste zin.
  • Geef eerst je eigen mening, daarna pas de aanleiding of argumenten van je tegenstander noemen.
  • Noem vervolgens de argumenten voor jouw mening.
  • Eindig met een uitsmijter: een heldere oproep of aanbeveling.

Omgaan met de pers

Als woordvoerder van een groep kun je soms overvallen worden door vragen van journalisten. Natuurlijk werk je mee, want elk telefoontje is een kans om je boodschap uit te dragen. Maar ook een mogelijkheid meer aan de weet te komen over de bellende journalist (voor je persbestand) en een gelegenheid om er achter te komen in welke argumenten ‘de buitenwereld’ geïnteresseerd is.

Denk als een journalist:

Help mee, denk mee, fungeer desnoods als ‘castingbureau’ om andere bronnen te vinden.

  • Heb extra nummers paraat en eventueel extra informatie.
  • Werk snel, bel z.s.m. terug.
  • Kom je beloften na.
  • Ga niet in discussie met journalisten.

Bouw een netwerk op:

  • Ga bij journalisten/redacties langs of nodig ze uit bij jou langs te komen.
  • Kén je journalisten, lees hun stukken.
  • Noteer elk telefoontje in een logboek (check gegevens, vraag of ze je persberichten al krijgen), zet het daarna in een database.
  • Bél sommige journalisten in plaats van ze een persbericht te sturen (dat is gerichter en kan een handig middel zijn om een primeur weg te geven).

Tien Tips voor omgang met de media

  1. Spreek de waarheid.
  2. Begin niet meteen ‘leeg te lopen’ als een journalist belt. Vraag eerst wat hij wil, wanneer hij dat wil en of je het resultaat van te voren te zien kunt krijgen. Vraag hem eventueel op een ander tijdstip terug te bellen.
  3. Vraag de journalist wie hij nog meer belt of heeft gebeld. Dit maakt uit voor de context van jouw opmerkingen.
  4. Besef dat de journalist niet je vijand is noch je vriend. Kritische vragen stellen, zeuren en een beetje cynisch uit de hoogte doen horen bij zijn vak.
  5. Off the record bestaat niet – uitzonderingen daargelaten. Vanaf het moment dat je een journalist spreekt, is ieder antwoord een mogelijk citaat voor zijn verhaal. Realiseer je wat je kwijt wilt.
  6. Wees je bewust van je boodschap. Een gesprek met een journalist kán gezellig zijn, maar jij hebt iets te melden.
  7. Vertel je verhaal zo begrijpelijk mogelijk. Bedenk hoe je het je moeder zou vertellen.
  8. Zorg dat de bal heen en weer gaat. Oftewel: laat de interviewer zijn vragen stellen. Interviewen is pingpongen.
  9. Durf stiltes te laten vallen. Vul stiltes niet op door dingen te zeggen die je niet had willen zeggen.
  10. Ken de journalist en het medium waarvoor hij werkt. Zo passen je antwoorden beter.

 

Advertenties

Indien je zeker wilt weten dat de aankondiging van je activiteit of je mening in de krant komt, kun je een advertentie plaatsen. Advertenties zijn echter prijzig. Bezint eer gij begint! Heb je voldoende budget om te adverteren? Bedenk dat één advertentie in één krant een druppel op de gloeiende plaat is, en bijna altijd zonde van het geld.

Vooral huis-aan-huiskranten hebben vaak rubrieken waar je gratis aankondigingen van acties en activiteiten kunt plaatsen. Ook kun je vaak kant-en-klare artikelen aanleveren (niet te lang!) waarin je een activiteit aankondigt.

De gouden regels van een advertentie:

  • Minder is beter. Hoe langer de tekst, hoe slechter de advertentie.
  • Advertenties met alleen tekst zijn uit den boze. Gebruik een foto of tekening.
  • Als je natuur en landschap wilt laten zien, is een zwart-witfoto vaak ongeschikt (te grijs). Kies liever voor een kleur of voor een spannend detail (beestje op blaadje).
  • Maak je advertentie ‘luchtig’: tussen dichtbedrukte kolommen valt witruimte op.
  • Humor werkt. Als het kan, gebruik het dan.
  • Houd het simpel. De kracht zit in de eenvoud.
  • Je advertentie moet opvallen. Als je advertentie er niet uitspringt (niet in beeld, niet in tekst, niet in witruimte) gooi je geld weg.

Opmerkingen

Wil je reageren? Meld je aan!