U bent hier: Home / Toolbox / Doen / Actie / Organiseren van een debat of bijeenkomst

Voor je begint met de praktische organiseren is het belangrijk dat je goed je doelen voor de bijeenkomst bepaalt. Je programma, de locatie en de catering hangen hier namelijk mee samen!

Bepaal duidelijke doelen die je met het programma wilt bereiken (wil je deelnemers informeren, mee laten denken, wil je vooral discussiëren of wil je mensen trainen)? Zorg voor overeenstemming in het team

De locatie

De locatie is het eerste wat mensen zien als ze naar je bijeenkomst komen, verzorg deze goed! Een mooie en geschikte locatie vinden is niet altijd makkelijk. Hieronder een aantal dingen die je in je overweging voor een goede locatie mee kan nemen.

  • Wat is het budget voor je locatie?
  • Voor hoeveel bezoekers zoek je een locatie?
  • Hoe ziet je inhoudelijke programma eruit en wat heb je hiervoor qua locatie nodig? (Is alles plenair? Heb je sub-zalen nodig, zo ja hoeveel?)
  • Wat heb je nodig praktisch nodig en is aanwezig? (Denk aan stoelen, catering, technische voorzieningen zoals beamer, laptop, schermen, microfoons en geluid, podium, katheder). Maak van te voren een materialenlijst.
  • Wat wil je uitstralen met een locatie? Wil je een zakelijke bijeenkomst organiseren, of is de bijeenkomst informeler?
  • Hoe bereikbaar is de locatie? Kijk naar OV-verbindingen, hoelang duurt het om de locatie te bereiken? Is de locatie toegankelijk voor minder validen? Als je het oké vindt dat mensen met de auto komen, wat zijn de parkeergelegenheden?

Bezoek altijd even de locatie:
Ga altijd even bij de locatie langs als je programma ongeveer rond is en loop dit samen door (dit kan een goede basis vormen voor je draaiboek). Stel jezelf tijdens de rondgang nog de onderstaande praktische vragen:

  • Waar komen mensen binnen?
  • Waar doe je de registratie en hoeveel ruimte heb je hiervoor nodig? Wil je één tafel gebruiken? Moeten mensen zich ook kunnen inschrijven voor workshops?
  • Waar zijn de toiletten en kapstokken (kunnen mensen hun spullen kwijt)? Dit is ook handige informatie voor de mensen achter de registratietafel.
  • Waar kunnen mensen thee en koffie krijgen?
  • Is er voldoende doorstroom? (zitten mensen niet teveel op elkaar?) Wat zijn de eventuele bottlenecks en hoe los je die op?
  • Hoeveel tijd kost het om van A naar B te komen (als je in je programma verplaatsmomenten hebt)? Bedenk hierbij dat grote groepen zich altijd langzamer verplaatsen.
  • Hoe is de akoestiek van de zalen?
  • Bedenk van te voren wat je wilt met aankleding, waar hang je een spandoek of vlag op? Wil je informatiestandjes? Waar laat je de algemene informatie van je organisatie?
  • Als je catering gaat huren, wat zijn de keukenfaciliteiten?

Het is handig om foto’s te maken van de locatie zodat je later nog even kan terugkijken hoe het er ook alweer uitzag.

Catering

Genoeg lekkere drankjes en eten maakt mensen gelukkig en helpt bij het houden van focus. Waar moet je allemaal aan denken als je de catering voor een debat of bijeenkomst organiseert:

  • Denk eraan dat voor een goede concentratie de bloedsuikerspiegel belangrijk is. Zorg ervoor dat je eet- en drinkmomenten inbouwt.

  • Welke eet- en drinkmomenten heb je gedurende het programma of welke momenten wil je hebben? Denk hierbij aan:

    • Koffie en thee bij binnenkomst
    • Lunch
    • Koffie en thee tijdens de pauze
    • Borrel
    • Avondeten
    • Ontbijt (als het een meerdaags programma is)
    • Wil je mensen tussentijds iets te snacken aanbieden?
  • Neem je de catering af van de locatie of wil je graag een eigen cateraar inhuren:

Voor catering op locatie is het belangrijk om:

    • Duidelijk te communiceren over wat je wilt hebben (vergeet bijvoorbeeld niet door te geven dat je alles vegetarisch wilt hebben)

    • Te vragen wanneer je uiterlijk door moet geven hoeveel mensen er op je bijeenkomst komen.

Als je een externe cateraar inhuurt is het belangrijk om:

    • Aan de locatie te vragen of het mag (sommige locaties zijn gebonden aan een eigen cateraar).

    • Duidelijk te communiceren over wat je wilt hebben.

    • Je budget door te geven en vragen wat je daarvoor kan krijgen.

    • Te vragen wanneer je uiterlijk door moet geven hoeveel mensen er op je bijeenkomst gaan komen.

    • In kaart te brengen welke faciliteiten een locatie heeft waar de cateraar gebruik van kan maken (is er servies? Wat zijn de keuken faciliteiten?).

  • Houd er rekening mee dat niet iedereen aanwezig zal zijn. Zo zijn mensen als je begint met een lunch nog niet allemaal binnen en tijdens de borrel vertrekken er altijd weer veel mensen. Wees dus conservatief bij het bestellen van hoeveelheden.
  • Zorg ervoor dat mensen dingen mee kunnen nemen aan het einde van de dag als er veel van de catering over is.

Programma

Om je boodschap over te brengen is een goed programma essentieel. Met een goed programma kun je mensen meenemen in je verhaal en ze inspireren, activeren en verbinden.

  • Denk goed aan de inhoudelijke opbouw van het programma, volgen dingen logisch op elkaar?

  • Denk goed na over het niveau en wensen van je doelgroep; weten ze al veel van het onderwerp, hebben zij behoeften die je moet vervullen?

  • Zorg voor afwisseling in je programma (bijvoorbeeld niet alleen sprekers, maar ook iets interactiefs).

  • Kijk goed naar de timing van het programma.

    • Is het niet te lang of te kort?
    • Reken erop dat je altijd uitloopt met je programma. Heb je ruimte ingebouwd waarbij je kan inlopen op het programma?
    • Krijgen sprekers genoeg tijd, is er voldoende ruimte voor vragen of discussie vanuit het publiek? Dit geldt vooral voor debatten waar mogelijk meer sprekers aan het woord moeten komen.
    • Denk van te voren na hoe je wilt omgaan met vragen uit het publiek, er zitten vaak mensen in het publiek die een vragenblokje aangrijpen om hun eigen verhaal te vertellen. Niets mis mee natuurlijk, maar is hier ruimte voor? En waar is de scheidingslijn dat je vragen of opmerkingen gaat doorverwijzen naar de borrel?
    • Het verplaatsen van veel mensen kost altijd veel tijd.
    • Neem je genoeg tijd voor pauzes. Mensen hebben vooral bij zwaar inhoudelijke programma’s behoefte aan even een rust momentje. Daarnaast is het een goed netwerkmoment.
    • Zorg indien nodig voor een goede dagvoorzitter die het programma aan elkaar praat en gasten op hun gemak laat voelen.

Sprekers

  • Zorg voor goede sprekers. Ze moeten ervaring hebben met voor een groep staan en de boodschap goed kunnen overbrengen.

  • Wees tijdig met het uitnodigingen van een spreker (minimaal 6, liefst 8 weken van te voren).

  • Houd goed contact met een spreker;

    • Wees duidelijk over wederzijdse verwachtingen.
    • Over de inhoud van het praatje of workshop (spreek een keer af om het door te spreken). Zorg dat het verhaal is afgestemd met wat jij wilt bereiken met de bijeenkomst.
    • Maak duidelijke afspraken over betalingen of vergoedingen.
    • Deel de planning (waar in het programma is de spreker aan de beurt, hoe lang heeft hij/zij, hoeveel ruimte is er voor praatje en hoeveel voor vragen en/of discussie)
    • Vraag waar de spreker behoefte aan heeft (Zoals: beamer, computer, speciale cateringwensen.)
    • Zorg dat je een telefoonnummer hebt (voor de dag zelf).
  • Vraag een spreker ruim voor de bijeenkomst zijn of haar presentatie digitaal klaar te hebben, zodat deze nog nagelopen kan worden (Tip: het is handig om een powerpoint om te zetten naar een PDF-bestand, op deze manier is de kans op verspringing van een presentatie minder groot)

Wil je mensen kennis of vaardigheden bijbrengen dan heb je trainers nodig. Dit is een andere slag mensen die op een andere manier informatie over brengen.

Werving van bezoekers

Om deelnemers naar je bijeenkomst en debat te krijgen moet je goed communiceren:

  • Denk na over wie je wilt bereiken ?

  • Welke kanalen wil je het uitzetten?

    • Wat zijn je eigen kanalen?
    • Bij welke andere kanalen wil je het nog meer uitzetten (plan dit ruim van te voren)?
  • Welke materialen heb je nodig (advertenties, folder, poster)?

  • Vergeet online media niet, misschien is een facebookevenement handig om mee te werven, en stuur regelmatig een tweet met een oproep. Voor weinig geld kun je op facebook heel gericht op locatie je oproep verspreiden.

  • Maak een planning:

    • 18 tot 10 weken van te voren een eerste aankondiging.
    • 8 tot 4 weken van te voren een eerste uitnodiging.
    • 2 weken van te voren een herinnering.
    • 1 week tot 5 dagen van te voren een laatste kans.

Deelnemers

Het is goed om deelnemers goed op de hoogte te houden van de bijeenkomst of debat:

  • Zorg voor goede informatie op de website, waar het programma staat en andere praktische informatie: Wat, Wanneer, Wie, Waar (wil je niet dat mensen zomaar komen opdagen op de dag? Communiceer dan niet het precieze adres maar alleen de plaats en vraag mensen om zich aan te melden.)
  • Zorg voor een goed aanmeldformulier (NAW gegevens, eventueel workshop voorkeur, etc)
  • Zet de aanmeldingen zo snel mogelijk in de algemene database.
  • Zorg ervoor dat deelnemers (automatisch) een bevestiging krijgen van hun aanmelding. Schrijf hierin wanneer ze precies meer informatie kunnen verwachten over de dag.
  • Stuur uiterlijk 3 dagen voor de bijeenkomst of debat een mailtje toe met de praktische informatie. Als je plaatsen over hebt kun je in dat mailtje nog benoemen dat deelnemers nog mensen mee mogen nemen naar de bijeenkomst.
  • Vraag mensen zich ook af te laten melden als ze toch niet kunnen.
  • Probeer vragen die mensen hebben zo snel en goed mogelijk te beantwoorden.
  • Stuur maximaal een week na de bijeenkomst een bedank mailtje. Hierin kun je informatie over de bijeenkomst toevoegen (denk aan de Power Point) en benoemen wat het handelingsperspectief is binnen de campagne of het onderwerp.

Opmerkingen

Wil je reageren? Meld je aan!